"Sømmet og nummereret x antal ark" er måske det eneste, der kommer til at tænke på, når det kommer til behovet for at hæfte dokumenter. Hvordan syr man dokumenter? Nykommeren forestiller sig straks bunker af papirer, stramt fastgjort med bankgarn, dækket af ætsende støv, et sted i hjørnet af en revisors eller personaleafdelings kontor.
Det er dog ikke alt, der er så enkelt og overfladisk, som det ser ud ved første øjekast. Hvad skal du vide for at undgå fejl i denne vanskelige sag? Hvordan syr man dokumenter med tråde i henhold til et billede? Disse spørgsmål vil blive diskuteret i detaljer i de trinvise instruktioner.
Hvorfor gør gammeldags hæfteklammer?
Der er mange offentlige myndigheder, der kan kræve dokumenter syet ikke på fabriksmåde, men manuelt ved hjælp af tråde. Dette er først og fremmest skattetilsynet, arkivet, de beder om at sy dokumenter med tråde under accept af papirer forregistrering af individuelle iværksættere, registrering af en juridisk enhed eller papirarbejde til et udbud. Sådan hæftes dokumenter korrekt, viser foto nummer 2. Brug norm alt tyk tråd og en tyk nål.
Det menes, at værdipapirer, der er bundet på denne måde, er sværere at miste, forfalske eller erstatte ark. Nogle organisationer, netop på grund af dette, bruger en sådan "bedstefar" form for fastgørelse af vigtige dokumenter. Der er et andet argument - nogle gange er papirer strengt fortrolige, og ledere, der frygter offentlighed eller indflydelse fra konkurrenter, overlader sådant arbejde kun til henholdsvis en betroet person, og nægter hjælp fra specialiserede firmaer.
Vigtigt
Forkert sammensyede dokumenter kan forårsage afvisning af registrering eller omregistrering af en virksomhed, acceptere papirer i arkivet, føre til fjernelse af organisationen fra konkurrencen om et udbud, påvirke den regulerende myndigheds beslutning i tilfælde af af en revision af organisationen.
Er der ensartede normer?
Hidtil er der ingen klare regler for, hvordan man syr dokumenter med tråde efter et enkelt mønster. Der er kun anbefalinger og instruktioner. Grundlæggende bruger virksomheder den metodiske udvikling af Rosarkhiv, som blev godkendt af ordrenummer 76 i 2009, kravene i GOST "Kontorarbejde og arkivering", samt instruktioner fra Central Bank of Russia.
Forberedende fase
Alle dokumenter, der skal hæftes, skal forhåndsvises. Hvis der er blyantmærker, skal du slette dem. Vigtigovervej omhyggeligt hver side, udeluk dem fra at klæbe til hinanden, sørg for en logisk og korrekt rækkefølge af dokumenter i en stak. Fjern skarpe genstande, stifter, hæfteklammer eller papirclips, da de kan beskadige bindetråden og resultere i tab af dokumentet. Det er nødvendigt at nummerere siderne med en simpel sort blyant i højre hjørne; brug af blæk, inklusive farve, er ikke tilladt. Du kan ikke nummerere for tæt på dokumentets tekst, jo mere overlapper det. Kun forsiden af arket er nummereret. Det samlede volumen af det hæftede dokument må ikke overstige 250 ark, og højden af det indbundne og nummererede dokument må ikke overstige 4 centimeter. Et eksempel på, hvordan man syr dokumenter med tråde, er vist på billedet.
Næste fase af forberedelsen er valget af værktøjer. For at sy dokumenter korrekt med tråde skal du bruge: en syl, specielle tråde, et papdæksel, som på billedet. I nogle tilfælde bruges en hulmaskine. Hvordan og med hvad man skal sy dokumenter, bestemmer hver specialist for sig selv. Det er mest bekvemt at bruge hårde tråde eller bankgarn, i nogle tilfælde bruges uldtråde eller snørebånd. Oftest bærer de funktionen af dekoration. Norm alt bruger seriøse rapporter en mere stram stil. Forbered selv dokumenterne og formularen til opgørelsen.
Nogle finesser
- Ark i stort format, f.eks. A3 eller A2, skal også nummereres. For at gøre dette er det fuldt udvidet og nummereret i henhold til generelle regler. Derefter foldet og forsigtigt limet bagvedhjørne.
- Hvis det er nødvendigt at indgive et brev, åbnes det, først nummereres selve konvolutten, derefter siderne i brevet efter tur.
- Dokumentomslaget er ikke nummereret. Desuden er titelbladet ikke nummereret, hvis der ikke er omslag. Det andet ark er dog allerede nummereret med tallet "2".
- Hvis antallet af ark er mere end 250, er de opdelt i bind. Denne praksis er almindelig i domstolene. Hvert bind skal nummereres separat.
- Hvordan hæfter man dokumenter, hvis det ikke er muligt at angive arknummeret øverst til højre, eller hele arket er optaget? Dette sker ofte, f.eks. ved nummerering af et foto, i hvilket tilfælde nummerering bagfra er tilladt.
- I tilfælde af fejlnummerering kan du strege tallet over. Rettelsen skal dog bekræftes med en underskrift.
- Hvis der ikke springes mere end to ark over, er det tilladt at bruge en bogstavbetegnelse for sprungne sider. Den digitale nummerering af hoveddokumentet ændres ikke, men antallet af ark stiger. I dette tilfælde er det nødvendigt at advare den person, der skal modtage dokumenterne om dette.
- Hvis det er nødvendigt at nummerere et dokument, der allerede er nummereret eller har nummerering, vil det blive nummereret igen.
- Hvis arkene i dokumentationen ikke kan adskilles, eller de er limet sammen, nummereres de som ét ark. Det sker, hvis et dokument for eksempel har en check, et fotografi eller et avisudklip klistret på. Men samtidig er det nødvendigt at lave en opgørelse, og i kolonnen "Note" eller i certificeringsinskriptionen er det bydende nødvendigt at præcisere, hvilke dokumenter der blev indsat, på hvilken side og hvad de indeholdt.
Hvilke dokumenter sys oftest sammen med tråd? Først og fremmest stiftelses- og inkorporeringsdokumenter. De har oftest et lille volumen, de er nemmere at gennembore med en syl, og det er nemt at sy. Der er flere teknologier til syning, du kan lave to punkteringer, tre eller fem. Tre huller er den mest almindelige mulighed. Fem huller vil være nyttige, når nogle dokumenter er mindre end andre, forbindelsen af fem huller vil hjælpe med at fikse dem bedre. Fem-hullers hæftning bruges, hvis dokumenterne er af høj værdi, dette vil mindske risikoen for deres erstatning.
Sådan sys dokumenter korrekt med tråde: trinvise instruktioner
- Stap arkene, juster kanterne.
- Kontroller arkets rækkefølge.
- Markér med en blyant stederne for fremtidige punkteringer symmetrisk i midten på venstre side af arket. Dette kan gøres både på ét ark og på alle.
- Det er nødvendigt at afvige fra teksten mindst 1,5 centimeter.
- Mærkerne skal være strengt lodrette, en afstand på op til tre centimeter fra hinanden er tilladt.
Hvis dokumentet er stort nok, er det mere praktisk at gennembore det med en syl. Start norm alt fra det øverste hul.
Hvis det ikke er muligt at bruge fabriksomslaget, som på billedet, så kan det første og sidste ark limes med en tynd strimmel pap for at forhindre skader på siderne. Det er vigtigt at vælge den korrekte trådlængde, norm alt mellem 50 og 80 cm.
Klassisk syning med tråd - tre huller
Lad os analysere muligheden for, hvordan man syr dokumentertrin for trin i tre huller. Dette er den klassiske og mest almindelige mulighed for at arkivere papirer i arkivet eller til verifikation. Hvordan man syr dokumenter korrekt med tråde i dette tilfælde, ses bedre på billedet.
Bring nålen og tråden ned under stakken af dokumenter, før den ud gennem hullet ved nummer to. Vi må ikke glemme en lille "hale" 7-8 cm lang, den vil stadig komme godt med. På forsiden retter vi nålen ind i det øverste hul, og returnerer derefter nålen til det laveste hul nr. 3. Dernæst "dykker" nålen ind i det centrale hul, som et resultat forbliver begge tråde under. Nu kan de knyttes.
Yderligere skal dokumentet attesteres, et ark papir limes, et segl og underskrift fra den ansvarlige person sættes ovenpå. Hvordan man syr dokumenter korrekt og fastgør knuden med tråde, kan du se på billedet.
Derudover limes et inventar på bagsiden af det sidste ark. Indskriften kan udføres i hånden eller bruge færdige skabeloner, som på billedet.
Hvordan hæfter man dokumenter i fire huller?
Fire-hullers piercingteknologi er næsten identisk. Den eneste forskel er, at dokumentet er syet fra top til bund. Det ligner en syning. Kun i dette tilfælde gentages det i omvendt rækkefølge, først fra top til bund, derefter fra bund til top. Slipsene er således homogene uden mellemrum, som om de var syet på en kæmpe symaskine.
Særlige lejligheder
Nogle gange er det tilladt at forbinde dokumenter ikke lodret, men på hjørnet. PÅdisse er hovedsageligt regnskabspapirer, der involverer fastgørelse af kontantbånd, checks på højre side. Sådanne dokumenter er syet på hjørnet. Trinnene er de samme som for standardsamlingen af dokumenter, kun hullerne er gennemboret i hjørnet. Norm alt er der to. Arket limes nøjagtigt til hjørnet. Yderligere ligner proceduren - den er certificeret, der sættes et segl.
Konklusion
I processen med at forberede og hæfte et dokument, er det vigtigt på forhånd at tænke over, hvordan man hæfter dokumenter for at undgå alle former for force majeure. For eksempel skal du nogle gange lave en kopi af dokumenter, der allerede er indbundet og arkiveret. Det er værd at bekymre sig om sådanne øjeblikke på forhånd. Norm alt kan HR- eller regnskabsspecialister på forhånd gætte, hvilket dokument der først skal køres gennem en kopimaskine. Dette forenkler arbejdet betydeligt og sparer tid.
